Proforma Fatura Nedir ve Ne İşe Yarar?

Proforma fatura, satış yapılmadan önce alıcıya gönderilen, ürünleri adet adet, birim fiyatlarıyla birlikte gösteren, toplam tutarı ve ödeme koşullarını yazan bir ön fatura, yani yazılı tekliftir. Vergi Usul Kanunu'nda tanımlı bir belge değildir, faturanın yerini tutmaz. Satış gerçekleşince asıl fatura ayrıca düzenlenir; kanuna göre bunun için malın tesliminden itibaren en fazla 7 gün vardır.

Okul ve kreş alımlarında, belediyelerde de proforma en çok bütçe onayı almak ve fiyatları karşılaştırmak için istenir. Havale de çoğu zaman proformadaki tutara göre gönderilir.

Proforma fatura ile fatura arasındaki fark nedir?

Fatura, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 229. maddesinde tanımlanır: satılan mal ya da yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı gösteren ticari belgedir. Proforma bu tanıma girmez, çünkü düzenlendiği anda ortada henüz bir satış yoktur. Proforma "şu ürünleri, şu fiyata, şu koşullarla satmayı öneriyoruz" der; fatura ise "sattık, tutarı budur" der.

Kurumunuzun kendi muhasebe uygulaması için mali müşavirinizin görüşünü almanız en doğru yol olur.

Proforma faturada hangi bilgiler yer alır?

Proformanın kanuni bir şablonu olmadığı için firmadan firmaya biçimi değişir. Kurumların işine yarayan bir proformada şunları görmek istersiniz:

• Satıcının unvanı ile adresi, vergi dairesi ile vergi numarası
• Alıcı kurumun unvanı ve vergi bilgileri (fatura bu bilgilerle kesilecek)
• Düzenleme tarihi ile teklif numarası; altında geçerlilik süresi
• Her kalemin adı, ölçüsü ya da modeli, adedi, birim fiyatı
• Ara toplam ve varsa iskonto; ardından KDV tutarı ile KDV dahil genel toplam
• Kargo ya da nakliye bedelinin dahil olup olmadığı
• Ödeme şekli ile banka hesap bilgileri
• Tahmini hazırlık ve teslim süresi

Okul müdürlerinin en sık takıldığı nokta KDV'nin dahil mi hariç mi yazıldığıdır. Onaya giden dosyada iki rakam karışırsa ödeme ya eksik ya fazla gider. Proformada KDV hariç ara toplamla KDV dahil toplam ayrı satırlarda, aradaki KDV tutarı da kendi satırında görünmeli.

Kurumlar proforma faturayı ne için ister?

Bir sınıfı ya da bahçeyi donatan kurumların çoğu tek seferde karar veremez; harcamanın önce bir yerde onaylanması gerekir. Proforma bu onay zincirinin yazılı dayanağıdır. Kurumlarda en sık gördüğümüz kullanımlar şunlar:

• Bütçe onayı: Özel kreşte yönetim ya da ortaklar, okulda müdür, birlikte ise yönetim kurulu harcamayı proformadaki tutara bakarak onaylar.
• Fiyat karşılaştırması: Birkaç tedarikçiden aynı listeye proforma istenir, kalemler yan yana konur.
• Kamu alımlarında fiyat araştırması: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 22. maddesindeki doğrudan temin alımlarında piyasada fiyat araştırması yapılır. Tedarikçilerden alınan teklif ya da proformalar bu araştırmanın dosyadaki kanıtı olur.
• Okul aile birliği kararları: Birlik, alım kararını karar defterine yazmadan önce teklifleri inceler. Bu süreci okul aile birliği malzeme alabilir mi yazısında adım adım anlattık.
• Hibe ve proje başvuruları: Destek programları ekipman kalemleri için çoğu zaman teklif ya da proforma ister.
• Havale ile ön ödeme: Muhasebe birimi ödeme talimatını proformadaki tutar ve IBAN üzerinden hazırlar.

Dış ticarette proforma akreditif açılışında da kullanılır, ithalat işlemlerinde de istenir. Yurt içi okul ve kreş alımlarında ise karşınıza çıkan kullanım yukarıdaki listedir.

Proforma kimin işine yarar, kimin işine yaramaz?

Çok kalemli alım yapan, harcamayı bir kurula ya da müdüre onaylatması gereken, havaleyle ödeme yapacak kurumlar için proforma neredeyse zorunlu bir ara adımdır. Bir masa ya da birkaç oyuncak alan veli için ise gereksizdir; ürün sayfasındaki fiyat ve sepetteki KDV dahil toplam aynı bilgiyi verir. Tek ürünü kartla alacak küçük bir kreş de proforma beklemeden sepetten sipariş verebilir.

Proformayla ödeme yapılır mı, fatura ne zaman kesilir?

Evet, kurumların çoğu ödemeyi proformadaki tutara göre havaleyle yapar. Ancak bu ödeme faturanın yerini tutmaz. Mal teslim edildiğinde ya da kargoya verildiğinde satıcı asıl faturayı düzenler; VUK 231. maddesinin 5. bendine göre bu süre teslimden itibaren en fazla 7 gündür. Fatura tarihi proforma tarihi değil, faturanın kesildiği gündür.

Pratikte şu sıra izlenir:

1. Kurum ürün listesini gönderir.
2. Satıcı proformayı hazırlar.
3. Kurum içinde onay alınır.
4. Ödeme proformadaki tutarla yapılır, açıklamaya proforma ya da sipariş numarası yazılır.
5. Sipariş hazırlanıp yola çıkar, kurum adına fatura düzenlenir.

Proformadaki fiyat değişebilir mi?

Proformanın üzerinde bir geçerlilik süresi yazar. Bu süre içinde onay verilirse fiyat aynen uygulanır. Süre dolduktan sonra fiyatların yeniden teyit edilmesi gerekir; özellikle ham madde fiyatı oynak olan ahşap ve metal mobilyada bu fark hissedilir. Okulda onay süreci uzun sürüyorsa proformayı isterken bunu baştan söylemek işinizi kolaylaştırır. Bütçe kısıtlıysa listeyi önceliklendirmek için en uygun fiyatlı kreş malzemesi yazısındaki yöntemlere bakabilirsiniz.

Proforma isterken hangi bilgileri göndermelisiniz?

Tedarikçiye yazarken şunları ekleyin:

• Kurumun tam unvanı ile vergi dairesi ve numarası (resmî okulda okulun ya da birliğin bilgileri)
• Teslimat adresi ve il bilgisi; nakliye bedeli buna göre hesaplanır
• Ürün adları ya da ürün sayfası bağlantıları; her kalemin adedi ile renk ve ölçü tercihi
• Yaş grubu (sandalye ve masa yüksekliği buna göre seçilir)
• Ödemenin peşin mi, havale mi, kartla mı yapılacağı
• Kurum içinde onay süresinin yaklaşık ne kadar süreceği

Mobilyada ölçü yazılmazsa proformadaki kalem de muğlak kalır. Sınıfta kullanılacak masa ve sandalyeleri yaşa göre seçmek için anaokulu masaları ve anaokulu sandalyeleri kategorilerindeki ölçü bilgilerine bakabilirsiniz.

Kurum Listelerinde Sık Yer Alan Ürünler

Ahşap 60x120 Masa Metal Ayaklı 2.150₺+KDV(%10) Anaokulu 60x120 Kral Masa Plastik Ayaklı 2.800₺+KDV(%20) Plastik Anaokulu Sandalyesi 30 cm 400₺+KDV(%10) Plastik Anaokulu Sandalyesi 35 cm 500₺+KDV(%10) Anaokulu 20 Kapaklı Öğrenci Dolabı 17.000₺+KDV(%10) Öğretmen Masası 4.900₺+KDV(%10)

BİLGEV'den proforma fatura nasıl alınır?

Çok kalemli alımlarda ürün listenizi info@bilgev.com adresine ya da WhatsApp hattımıza (0530 799 6558) gönderin; kurumunuza özel teklif ve proforma fatura hazırlıyoruz. Ödeme ve teslim planını kurumla birlikte belirliyoruz. Sitedeki fiyatlar KDV hariçtir; KDV dahil tutar ürün sayfasında fiyatın altında yazar. Kargo ve nakliye bedeli alıcıya aittir.

Sipariş onaylandıktan sonra ürünler 1–3 iş günü içinde hazırlanır, kargoya ya da ambara verildikten sonra teslim genellikle 3–7 iş günü sürer. Faturanız kurum unvanı ve vergi numaranızla e-Arşiv ya da e-Fatura olarak kesilir. Mobilyanın yanında eğitim materyali de alacaksanız anaokulu mobilyaları ile eğitici oyuncaklar aynı listeye eklenebilir. Toplu oyuncak alımında nelere bakılacağını eğitici oyuncak toptan nereden alınır yazısında topladık. Sipariş ve teslim ayrıntıları Teslimat ve İade Koşulları sayfasındadır.

Bu rehber BİLGEV ekibi tarafından hazırlanmıştır; okullara, kreşlere ve okul aile birliklerine hazırladığımız teklif ve proforma süreçlerinde en sık sorulan sorulara dayanır. Vergi ve muhasebe konularında kurumunuzun mali müşavirine danışmanızı öneririz. Son güncelleme: Ekim 2026.